Anfängerfragen

Newbie

Hallo zusammen

Für die Vereinsbuchhaltung haben wir cashctrl ausgewählt und die Software macht bisher einen sehr guten Eindruck auf uns (kenne sonst nur KLARA ein wenig).

Folgendes ist mir noch nicht so richtig klar:

Auftragsverwaltung: Für was genau ist dort die Unterscheidung in Verkauf und Einkauf? Unter Verkauf erstellen wir unsere Rechnungen des Vereins, das ist klar. Sollte man für die Verbuchung von Kreditorenrechnungen selber eine Rechnung unter "Einkauf" erstellen?? Hier genügt es doch, wenn man einfach eine Buchung im Journal erstellt (xy Aufwand / Kreditoren)?

Eröffnungsbuchungen: Wir haben im 2020 den Verein gegründet. Es wurde ein Vereinskonto bei einer Bank eröffnet und vor der ersten Einzahlung (Darlehen an den Verein) gab es kein Vermögen o.ä.
Müssen trotzdem irgendwelche Eröffnungsbuchungen erstellt werden oder können wir einfach anfangen zu buchen?

Belegnummern: Macht es Sinn, das Feld "Referenz / Beleg" mehr als Buchungsnummer (fortlaufend) zu verwenden oder doch als Belegnummer? Resp. darf dieses Feld auch mehrmals die gleiche "Belegnummer" enthalten, wenn ein Beleg mehrere Buchungen enthält?
In welches Feld schreibt man z.B. die Rechnungsnummer des Lieferanten bei der Buchung einer Kreditorenrechnung? In das Feld "Referenz / Beleg" (und man übersteuert dadurch die eingestellte, fortlaufende Standard-Nummerierung)?

Vielen Dank im Voraus für jede Hilfe / jeden Tipp.

shoogenb

Hi Newbie 🙂

Danke für das Kompliment! Hier die Antworten zu deinen Fragen:

Auftragsverwaltung: Den Einkaufs-Ablauf muss man nicht verwenden, man kann auch einfach Buchungen erstellen. Es hat für das Tracking von Offertanfrage, Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Retoure etc. einfach den Vorteil gegenüber Buchungen, dass man weiss, wo man ist. Dies in der PRO-Version, bei FREE hat man nur die Rechnungen. Ausserdem werden die Lagerbestände und Einkaufspreise im Inventar durch Wareneingänge bzw. Einkaufsrechnungen automatisch angepasst (wenn man Lagerartikel hat).

Eröffnungsbuchungen: Diese sind optional, wenn es nichts zu eröffnen gibt.

Belegnummern: Im Journal kann die gleiche Belegnummer mehrmals vorhanden sein. Die fortlaufende Buchungsnummer ist nur die Standard-Nummer, welche jederzeit überschrieben werden kann. Sämtliche Referenzen würde man hier eintragen, also auch Rechnungsnummern des Lieferanten - wenn es mehrere gibt, einfach z.B. mit einem "/" trennen.

Hoffe, das beantwortet die Fragen.

Newbie

shoogenb
Hallo shoogenb

Wir haben die fortlaufende Laufnummer bisher immer als Buchungsnummer angesehen. Nun versuche ich aber doch, diese als Belegnummer zu nutzen und rückwirkend falls nötig zu ändern.

Ist es in Ordnung/empfehlenswert, wenn wir bei der Erfassung von Kreditorenrechnungen (wir buchen sie einfach nur im Journal) diese fortlaufende Nummer und danach mit einem "/" abgetrennt die Rechnungsnummer eingeben? Also z.B. B220 / RG205710
Edit: Beim Testen stelle ich gerade fest, dass CashCtrl bei der Erfassung nach dieser Variante die B220 dann bei der nächsten Buchung erneut vorschlägt (weil es sobald ein Zusatz dahinter steht nicht mehr als diese Nummer erkannt/angesehen wird?!)

Beim Erfassen der Zahlung verwenden wir dann wieder die beiden gleichen Nummern.

Oder würdest du empfehlen, nur die Rechnungsnummer als Belegnummer zu verwenden?

Vielen Dank und einen schönen Abend.

Newbie

Hi @shoogenb

Merci vielmals für deine hilfreichen Antworten!

Soweit sollte es nun glaubs klar sein. Wir werden uns in diesem Monat an die ersten Buchungen wagen... 🙂

shoogenb

Ich persönlich würde nur die Rechnungsnummer als Belegnummer verwenden, denn damit lässt sich die Rechnung ja eindeutig zur Buchung zuordnen. Aber das kann jeder so machen wie er es will. Die fortlaufende Nummer zusammen mit der Rechnungsnummer wäre nur dann sinnvoll, wenn du die fortlaufende Nummer dann auch auf die Rechnung schreibst. Ansonsten ist diese überflüssig.