Ich war lange auf der Suche nach einer Software wie CashCtrl. Als langjähriger Abaninja (Swiss21.org) Kunde war ich mit der User Experience und Weiterentwicklung des Produktes schon länger nicht mehr zufrieden. Zudem musste ich als kleine private Liegenschaftenverwaltung (10 Einheiten) nebenbei immer noch diverse Excel mit Inventar, Einzug und Auszug, Mieter, Einheit, Nebenkosten usw. führen. Da es sich bei den Rechnungen praktisch ausschliesslich um Monatlich wiederkehrende Rechnungen (Mietrechnungen) handelt, war es mir wichtig das die Software auf der Basis eines einmalig erstellten «Dokumentes» die nachfolgenden Mietzinsabrechnungen automatisch generiert und diese im Verlauf des Prozesses dann entsprechend den Positionen automatisch auf die richtigen Konten verbucht werden.
Nach einer längeren Evaluation Phase war ich kurz davor auf Bexio zu wechseln und hatte auch schon alles soweit eingerichtet das ich ab nächstem Monat alles über Bexio abgewickelt hätte. Da ich auch mit Bexio auch nicht 100% zufrieden war (schwerfällige Navigation, m.E. schlecht implementierte Automatismen und für meinen Use-Case auch nicht wirklich viel besser geeignet), bin ich mehr oder weniger per Zufall auf CashCtrl gestossen. Ich weiss nicht wie ich es sagen soll aber WOW (WOW!!!!) die Möglichkeiten von CashCtrl sind praktisch unbegrenzt! Ich befasse mich schon seit Ewigkeiten mit Software aber was ihr hier geschaffen habt ist unglaublich! Ich hatte noch nie eine Software gesehen welche derart konsequent und flexibel durch den Benutzer auf die eigenen Bedürfnisse und Prozesse anpassbar ist – man könnte es fast das Schweizer Sackmesser der FiBu’s nennen 
Rechnungen kann man z.B., egal in welchem Status einfach löschen und alle dazugehörigen Buchungen werden konsequent gelöscht – keine Gefahr das irgendwo doch noch eine Buchung hängen bleibt – um nur ein Beispiel zu nennen…
Kompliment!
Wie könnte es anders sein so habe ich trotzdem noch den einen oder anderen Vorschlag (Wunsch) zur Verbesserung oder Erweiterung und würde mich über euer Feedback sehr freuen.
Dies ist evtl. ein BUG
Übernahme des Feldes «Weiterführen von» nicht nur beim ersten Dokument bei einer Wiederholung sondern für alle zukünftigen Dokumente welche aus dieser Wiederholung generiert werden.
Ich habe z.B. eine neue Auftragskategorie für die Mietverträge erstellt. Der Mietvertrag beinhaltet alle übergreifenden Informationen welche dann später in die monatliche Mietrechnung übernommen werden soll. Wechsle ich den Mietvertrag vom Status Entwurf in den Status Vermietet wird automatisch eine Rechnung (Aktion Rechnung erstellen) mit der entsprechenden Buchungsvorlage erstellt. Bei dieser «ersten Rechnung» passe ich dann jeweils die Wiederholung auf monatlich auf den 1. des Vormonats an.
Die erste Rechnung wird korrekt erstellt und auf den ursprünglichen Vertrag über das Feld «Weiterführen von» referenziert und somit auch im Dossier korrekt dargestellt. Die darauf folgenden Rechnungen haben aber diese Referenz nicht mehr so das ich diese jeweils manuell nachtragen muss. Ich hatte verschiedene Tests mit wiederkehrenden Rechnungen gemacht (Täglich,…) und die automatisch erstellte Rechnung verliert diese Referenz immer.
M.E. sollte bei wiederkehrenden Rechnungen (Aufträgen), bei welcher die Ursprungs-Rechnung aus einer anderen Auftrags-Kategorie erstellt wurde, auch alle automatisch erstellten nachfolge Rechnungen mit der richtigen Referenz auf «Weiterführen von» erstellt werden.
Speichern des Betrags 0.- (Null) in Inventarpositionen.
Dieser wird heute im Artikel wohl gespeichert, wird dieser Artikel aber in eine z.B. Rechnung übernommen, erscheint das Betragsfeld gelb unterstrichenen und ohne Wert (leer).
Wir haben immer wieder Rechnungspositionen welche einen Wert von 0.- haben, wir diesen Wert aber trotzdem ausweisen wollen (z.B. lieber Kunde du kriegst das auch noch von uns aber es kostet dich nichts – analog der Autowäsche beim Service).
Speichern des Wertes 0 (Null) in Zusatzfeldern.
Ich habe bei vielen Inventar, Aufträgen oder Personen Objekten Zusatzfelder definiert. Dies funktioniert grundsätzlich sehr gut. Was mir aber aufgefallen ist, ist das beim Typ Zahlenfeld der Wert 0 (Null) nicht gespeichert wird. Jetzt kann man sich zu recht darüber streiten ob Null eine natürlichen Zahl ist oder nicht. Dennoch ist der Wert Null eine Information die gespeichert werden sollte.
Ideen für neue Zusatzfelder:
Drop-down für Auswahl von z.B. Inventar und / oder bestimmte Auftragskategorien (z.B. Einschränkbar auf einem bestimmten Status).
Drop-down für Auswahl von z.B. Personen, ebenfalls einschränkbar auf bestimmte Kategorien.
Drop-down für Auswahl von gewissen Feldern aus einem Zusatzfeld. Z.B. könnte ein Drop-down Feld alle Werte aus einem gewissen Inventar, Personen oder Auftrags Zusatzfeld ausfällbar machen.
Übernahme von Zusatzfeldern im Namen eines Inventar oder Auftrags Objektes.
Die Zusatzfelder sind ein mächtiges Werkzeug. Schon heute kann man Zusatzfelder in z.B. die Beschreibung übernehmen. Dies erleichtert die Handhabung von Objekten das gewisse Informationen nur einmal abgefüllt werden müssen.
Ich würde mir wünschen das Zusatzfelder analog der Beschreibung auch in allen anderen Feldern z.B. im Namen des «Auftrags» genutzt werden könnte.
Reiter von Zusatzfeldern mit «Auftragstyp» verknüpfen.
Ich habe heute z.B. einen zusätzlichen Reiter «Mietvertrag» den ich bei der neu angelegten Kategorie Mietvertrag nutze. Hier hinterlege ich z.B. ein Vertragsdatum, Ein-, Auszug, Mietobjekt, usw. was für den jeweiligen Vertrag relevant ist.
Unschön finde ich das dieser Reiter nun bei jedem neuen Dokument (selbst im Einkauf!) erscheint. Hier wäre es wünschenswert gewisse Reiter nur für einzelne Kategorien verfügbar zu machen (z.B. in der Konfiguration der jeweiligen Kategorie).
Tabellen in Textvorlagen
Einfache WYSIWYG Tabellen (z.B. 2/2, 3/3 oder 4/4) in den Textvorlagen würden helfen die Dokumente zu formatieren und man müsste nicht im HTML Editor rumturnen.
Export von Zahlungsdateien (z.B. pain.001) aus Einkaufs Workflow
Die Verarbeitung von Zahlungen finde ich persönlich noch nicht sehr effizient in CashCtrl. Viele der selbst ernannten «Platzhirschen» unter den Fibu Lösungen haben je länger je mehr eine direkte Banken-Schnittstellen-Integration. Ich verstehe jeden Softwarehersteller der sich damit nicht auseinandersetzen möchte und finde auch das es wichtigere Funktionen gibt - zumal die meisten Integrationen von Bank zu Bank nicht zuverlässig funktionieren.
Was ich persönlich aber vermisse ist das automatische erstellen von pain.001 Dateien aus einer oder mehreren verrechneten Lieferantenrechnungen. Hier finde ich z.B. hat Abaninja das ganz gut gelöst. Es können Lieferantenrechnungen erfasst und verbucht werden und am Tag X (muss ja nicht immer am selben Tag sein) kann man pro Zahlungskonto eine komplette pain.001 Dateien mit allen Zahlungen für das jeweilige Zahlungskonto herunterladen und diese im Onlinebanking als Zahlung importieren. Den Rückimport von z.B. CAMT.054 Dateien hatte ich mir immer erspart da die Buchung(en) in der Fibu ja bereits korrekt kontiert wurden.
Was ich damit sagen will ist: erspart euch eure Entwicklungs-Jedikräfte für die Weiterentwicklung von weiteren tollen Funktionalitäten und haltet euch nicht mit der (Voll-) Integration von Bankenschnittstellen auf – es wäre schade um das Produkt.
Bessere Darstellung von Lieferantenrechnungen
Im Zusammenhang mit Lieferantenrechnungen (Einkauf) finde ich persönlich die Darstellung suboptimal. Auch wenn ich diese für den Verkauf hervorragen finde so ist die Einkaufsübersicht m.E. unübersichtlich. Auch hier finde ich, haben die Kollegen Abaninja, Bexio & Co. ganze Arbeit geleistet. Der Lieferantenbeleg nimmt quasi die Hälfte der Ansicht rechts ein und die Anschrift, Zahlungsinformationen sowie die Kontierungspositionen auf der linken Seite, die zweite Hälfte. So habe ich auf einem (Bild-) Schirm alle relevanten Informationen zusammen und spare mir unnötiges Geklicke.
Das Auftragsdokument spielt hier m.E. wie keine Rolle (zumindest bei mir nicht). Mir wäre wichtiger wenn ich den (original) Lieferantenbeleg schneller im Fokus hätte und wüsste was ich wie verbucht habe.
Einen Workaround wäre gewesen den Lieferantenbeleg als PDF dem Auftragsdokument hinzuzufügen und dann das Auftragsdokument mit der Option «ganzes Auftragsdokument mit PDF ersetzten» auszublenden. Das würde meinem Wunsch schon relativ nahe kommen. Aufgrund der Einschränkung das hier nur Dateien mit 500Kb angehängt werden können (warum auch immer, der Speicherplatz wird ja separat verrechnet), verfällt dieser jedoch.
Power of the Jedi
Dynamische Berechnungen in Betrags-, Namens, Beschreibungen von allen Objekten auf der Basis von Zusatzfeldern oder jedes anderen Feldes von CashCtrl (inkl. Konten) anstellen.
M.E. eine Funktion welche den heutigen Power von CashCtrl vervielfachen würde so könnten z.B. auf der Basis von Zusatzfeldern oder auch allen anderen Feldern die in CashCtrl vorhanden sind Berechnungen angestellt werden. Folgende Use-Cases fallen mir dazu ein:
- Berechnung eines Artikel oder Dienstleistungspreises auf der Basis von Zusatzfeldern in einem anderen oder dem selben Inventar-Objekt.
- Berechnung eines Wertes der in der Beschreibung oder dem Namen ausgegeben wird.
- Berechnen eines Wertes und darstellen in einem anderen Zusatzfeld (z.B. Länge x Breite = m2).
- Berechnen und Ausgeben von Totalgewicht auf einem Lieferschein auf der Basis von Produktgewicht und Menge.
- ….
So, im Sinne von «zusammen wachsen» waren das meine 50 cent… Ich würde mich über euer Feedback freuen ob ihr das eine oder andere bereits auf dem Radar habt oder erwägt in diese Richtung zu entwickeln.
Aber ich gebe dir recht das die aktuelle Übersicht ab einer gewissen Anzahl Folgedokumente leidet. Ich denke aber das gerade dieses Feature sehr Wertvoll ist da ich damit eigentlich fast alles Abdecken kann - ob Mietvertrag, Projektvertrag mit monatlichen Abrechnungen bin hin zu was auch immer ich regelmässig auf der Basis von einem Vertrag abrechnen möchte...
